Succesvol migreren van Microsoft Exchange naar Google Apps Email

Succesvol migreren van Microsoft Exchange naar Google Apps Email

september 2, 2013 10:24 pm 5.514 reacties

Wanneer een onderneming start met cloudcomputing zijn de eerste twee quick-wins mail en bestandsopslag. Immers, deze twee typische IT zaken heeft ieder bedrijf én ze zijn relatief eenvoudig over te brengen naar de cloud. In de vorige blogpost is bestandsopslag in de cloud behandeld. In deze blogpost gaan we in op de overgang van Microsoft Exchange naar Google Apps Email.

Een bekend gezicht

Veel consumenten kennen Gmail, de populaire gratis emaildienst van Google. Met de introductie van Google Apps is Gmail ook beschikbaar in zakelijke omgevingen. Steeds meer ondernemingen besluiten om Google Apps in te zetten als alternatief voor de emailserver “in huis”. Mede doordat medewerkers Gmail al kennen is het een relatief eenvoudige overgang voor de gebruikers. Een grotere uitdaging is het succesvol converteren en implementeren van Google Apps voor deze organisaties. Met name de “Public Folders”, de zogenaamde publieke mappen uit Outlook, kunnen een struikelblok vormen.

Eigenwijs en eigenzinnig

google_discussionGoogle biedt diverse tools voor een soepele overgang van Microsoft Exchange naar de cloud omgeving van Google. Daarbij is het overzetten van diverse mailboxen van medewerkers op een eenvoudige manier te realiseren met de Google Apps Migration Tool. Een punt van aandacht zijn de publieke mappen in Exchange. Met deze mappen zijn gebruikers in staat om emails eenvoudig te delen (zonder deze door te sturen) en/of binnen te laten te laten komen in een centrale map. Denk daarbij aan een map “support” of “sales”. Verschillende medewerkers kijken in deze mappen en gaan met de emails hierbinnen aan de slag. Is de taak gereed, dan kan de email bijvoorbeeld versleept worden naar de publieke map  “afgehandelde supportvragen”. Zowel Microsoft Office 365 als Google Apps bieden standaard geen ondersteuning voor deze manier van werken in mappen. Google doet de suggestie om hiervoor de discussiegroepen te gebruiken. In discussiegroepen werken teamleden gezamenlijk aan de emails die in de groep binnenkomen. Vooralsnog was er geen andere mogelijkheid en is de Google Apps gebruiker veroordeeld tussen het switchen van de emailbox en de discussiegroepen. Deze werkwijze is voor veel bedrijven moeilijk, zo niet onmogelijk, te accepteren en weerhoudt ze ervan om over te stappen naar Google Apps of een andere clouddienst zoals Microsoft Office 365.

Lang leve integratie en apps!

Op de Marketplace van Google dook onlangs een app op die het wel mogelijk maakt om op soortgelijke wijze als de publieke mappen te werken in Gmail. Met behulp van labels (vergelijkbaar met mappen in Outlook) kan de gebruiker nu mail beschikbaar stellen aan andere gebruikers die ook dit label gebruiken. De app voorziet in een rechtenstructuur waarin precies aangegeven kan worden wie bij welke labels mag. Dankzij de plugin voor bijvoorbeeld Chrome, kan dit ook direct vanuit Gmail gedaan worden.

outlookImap en Outlook

Door IMAP toe te staan in Google Apps kunnen eindgebruikers zelfs Microsoft Outlook als favoriete email client blijven gebruiken mét de publieke mappen. De labels uit Gmail komen namelijk als map tevoorschijn in Outlook, inclusief de gedeelde labels. Vanzelfsprekend is de functionaliteit ook beschikbaar op alle mobiele apparaten zoals telefoons en tablets.

 

 

Conclusie

Dankzij deze recente toevoeging zijn er geen belemmeringen meer om over te stappen van Exchange naar Google Apps. Er is nu werkelijk een volwaardig online alternatief voor de traditionele exchange omgeving!

Klaar voor de volgende stap?

De consultants van Envoya helpen u graag bij het maken van een keuze die past bij uw organisatie. Voor een vrijblijvende demonstratie of trial kunt u contact opnemen via www.envoya.com of telefonisch contact opnemen via 085-4012631.

Joshua Kroeze

Joshua Kroeze

Joshua Kroeze (1979) is een van de auteurs van dit blog. Na de opleiding Bedrijfskundige Informatica ben ik in 2006 gestart als softwareontwikkelaar. Na enkele jaren als ontwikkelaar, softwarearchitect, (technisch) projectmanager en Business Intelligence specialist heb ik in 2011 Ranmore overgenomen. In 2013 heb ik een nieuwe onderneming opgericht die zich bezig houdt met Cloudcomputing, Envoya Nederland. Cloudcomputing gaat de komende jaren een enorme vlucht nemen en het doel van Envoya is om organisaties daarbij zo goed mogelijk te helpen.

More Posts - Website

Follow Me:
LinkedIn

Reageren niet meer mogelijk